插秧机的工作过程因结构不同而各有差异，但基本流程大致相同。其“群体逐次分格取秧直接栽插”原理为：秧苗以群体状态整齐放入秧箱，随秧箱作横向移动，使取秧器逐次分格取走一定数量的秧苗，在插秧轨迹控制机构作用下，按农艺要求将秧苗插入泥土中，取秧器再按一定轨迹回至秧箱取秧。各种插秧机栽插部分的组成基本相同：人力插秧机由秧箱、分插秧机构、机架和浮体(船板)等组成，自走式机动插秧机还设有动力驱动、行走装置、送秧机构等部分。
移栽秧龄：机械插秧时插适龄秧，不缺龄不超龄，旱育中苗3.1-3.5叶，大苗4.1-4.5叶。插秧水深：插秧前一天把格田水层调整到1厘米左右有利于插秧机作业。移栽深度：机械插秧的深度是否合适对秧苗的返青、分蘖以及保全苗影响极大，一般插秧深度0.5厘米时易散苗。移栽密度、移栽顺序和移栽质量也需注意。叶龄和株高：小苗2-3叶，株高8-12厘米；中苗3-4叶，株高13-18厘米；大苗4.1-4.5叶，株高20-25厘米。出苗要齐、秧苗要壮、盘根要好、高度10-15厘米最佳。育秧方法主要有：硬盘干土、软盘干土、双膜干土、报纸干土、硬盘淤泥、软盘淤泥等，田间管理要根据各地不同情况区别对待。
机插秧秧苗标准：苗壮、叶挺、叶色深绿；苗高10~20厘米，秧龄2.5~4.5叶；秧根盘结不散，秧块田角整齐无杂物，土厚2~2.5厘米。适合机械插秧的秧苗标准：秧苗的秧龄在20天左右，尽量不要超过22天，秧苗茎干粗壮，秧苗白根多，能达到叶孽同伸等。
